UWAGA !
Nastąpiła zmiana w „Regulaminie zasad refundacji kosztów uczestnictwa członków WOIPiP w Warszawie w konferencjach, szkoleniach, sympozjach, zjazdach, kongresach”
Procedura ubiegania się o refundację kosztów uczestnictwa w konferencjach, szkoleniach, sympozjach, zjazdach, kongresach:
I Złożenie dokumentów w celu przyznania refundacji
– nie wcześniej niż w ciągu 90 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem konferencji i
– nie później niż 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia konferencji,
do biura Izby złożyć należy komplet, następujących dokumentów:
- „Wniosek o refundację kosztów udziału w konferencji” (do pobrania)
- Dokument zawierający ogólne informacje, dotyczące danej konferencji (nazwa, temat, miejsce, termin, koszt) podane przez jej organizatora.
- W przypadku zamiaru dojazdu na konferencję prywatnym samochodem – następujący druk : (do pobrania)
Do powyższych dokumentów prosimy nie dołączać faktur, rachunków, własnych numerów kont i innych dowodów opłat ! Przynieść je należy w komplecie, do Działu Księgowości – dopiero w momencie rozliczania kosztów, po zakończonej konferencji.
Uczestnik konferencji, we własnym zakresie dokonuje wszelkich, związanych z nią opłat ! Rozliczenie wszystkich poniesionych kosztów następuje po zakończeniu konferencji, na podstawie dowodów księgowych (imienne faktury, paragony lub inne dowody opłat)
II Odebranie „Skierowania na konferencję”
Druk imiennego „Skierowania na konferencję” niezbędny do rozliczenia, kosztów udziału w konferencji – po jej zakończeniu!
Druk wystawia dział merytoryczny, po posiedzeniu Okręgowej Rady bądź Prezydium Okręgowej Rady, która pozytywnie rozpatrzyła złożony przez wnioskodawcę „Wniosek o refundację”.
Skierowanie należy odebrać w dziale przed wyjazdem na konferencję lub pobrać ze strony internetowej i potwierdzić uczestnictwo u organizatora konferencji (istnieje możliwość przesłania skierowania drogą elektroniczną).
W sytuacji kiedy nie ma możliwości odebrania skierowania przed konferencją (np. brak uchwały Okręgowej Rady) należy, wydrukować załączone skierowanie ( do pobrania) i samodzielnie uzupełnić o
- Imię i nazwisko
- nazwę konferencji,
- jej termin i miejscowość (dotyczy sytuacji w której wniosek będzie złożony po zakończeniu konferencji )
W celu rozliczenia kosztów udziału w konferencji należy zgłosić się do Działu Księgowości z wypełnionym skierowaniem (Dział Merytoryczny powinien dopisać na nim numer i datę uchwały) oraz pozostałymi wymaganymi do rozliczenia dokumentami.
Koszty udziału w konferencji rozlicza dział księgowości (pokój nr 3) na podstawie ;
- skierowania
- oryginału faktury wystawionej na uczestnika konferencji przez organizatora
- bilety PKP, PKS za przejazd
- do przejazdu samochodem prywatnym, wypełniony druk ewidencji przebiegu pojazdu – (druk do pobrania)
- oraz xero dowodu rejestracyjnego Rozporządzenie Ministra infrastruktury
III. Rozliczenie kosztów udziału – następuje po zakończonej konferencji
* Dokumenty powyższe złożyć należy osobiście lub za pośrednictwem innej osoby ze stosownym upoważnieniem (do pobrania).
* Można je również wysłać pocztą na adres Izby – dodatkowo, załączyć wówczas należy następujący druk do przelewu środków na konto: (do pobrania)
Rozliczenie kosztów następuje po zakończeniu konferencji i prawo do niego wygasa z upływem 3 miesięcy od dnia podjęcia uchwały przez Radę Okręgową
Prosimy o zapoznanie się z obowiązującym od 06 września 2021r regulaminem, zgodnie z Uchwałą:
Regulamin dofinansowania konferencji
Uchwała z dnia 06.09.2021r. w sprawie zasad refundacji kosztów uczestnictwa w konferencjach
