Wykaz dokumentów, jakie należy złożyć w komplecie, aby ubiegać się o
refundację kosztów uczestnictwa w konferencjach, szkoleniach,
sympozjach, zjazdach, kongresach:
I DZIAŁ MERYTORYCZNY
Do działu merytorycznego należy złożyć:
- „Wniosek o refundację kosztów udziału w konferencji” (do pobrania)
prosimy nie dołączać do niego: faktur, paragonów, rachunków i innych dowodów opłat, własnych numerów kont i druków do przelewu refundacji na konto ! Złożyć je należy do Działu Księgowości dopiero po przyznanej refundacji, w momencie rozliczania kosztów. - Dokument (np. wydruk ze strony organizatora szkolenia) zawierający wszystkie, następujące informacje o danej konferencji : nazwa, temat, miejsce, termin, koszt, nazwa i adres organizatora, program.
Powyższy „Wniosek o refundację kosztów udziału w konferencji” należy złożyć do biura Izby nie wcześniej niż w ciągu 90 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem konferencji i nie później niż 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia konferencji.
Można go złożyć do biura Izby osobiście lub za pośrednictwem innej osoby (nie jest wymagane upoważnienie), wysłać pocztą tradycyjną na adres Izby lub wysłać na adres e-mail woipip@woipip.pl
Uwaga ! Przed wyjazdem na daną konferencję, wnioskodawca, sam powinien pobrać następujący druk: „ Rozliczenie konferencji” bezwzględnie potrzebny do rozliczenia konferencji ( do pobrania). Organizator konferencji, powinien potwierdzić na powyższym druku, udział wnioskodawcy w danym szkoleniu.
Uczestnik konferencji, we własnym zakresie dokonuje wszelkich, związanych z nią opłat u jej organizatora. Faktura imienna powinna zawierać dane uczestnika konferencji – jako dane płatnika.
II KSIĘGOWOŚĆ:
Rozliczenia kosztów udziału w konferencji następuje po jej zakończeniu oraz po zatwierdzeniu przyznanej refundacji przez Okręgową Radę.
W tym celu należy zgłosić się do biura Izby,
do Działu Księgowości (pokój nr 3) z kompletem wskazanych poniżej dokumentów. Można je również wysłać na adres e-mail: ksiegowosc@woipip.pl lub pocztą polską.
WYKAZ DOKUMENTÓW:
1) Rozliczenie konferencji – dokument obowiązkowy z potwierdzeniem przez organizatora uczestnictwa w konferencji, a jeżeli na skierowaniu nie ma potwierdzonego pobytu na konferencji, obowiązkowo należy dołączyć ksero uczestnictwa w konferencji – certyfikat.
2) Dowody księgowe:
- a) imienne faktury VAT – oryginały za uczestnictwo, usługę gastronomiczną i zakwaterowanie.
Faktura nie może być wystawiona na działalność gospodarczą lub inny podmiot, taka faktura nie będzie podlegała rozliczeniu.
- b) dowody opłat za przejazd – oryginały: bilety kolejowe, autokarowe, samolotowe, przy czym:
- w przypadku przejazdów środkami komunikacji miejskiej – przysługuje ryczałt, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej,
- w przypadku przejazdów taksówkami oraz opłat za parkingi – poniesione koszty nie podlegają rozliczeniu.
- c) przejazd samochodem prywatnym:
- wypełniony druk ewidencji przebiegu pojazdu (druk do pobrania) wraz załączonym kserem dowodu rejestracyjnego,
- w przypadku użyczenia pojazdu – upoważnienie (druk do pobrania).
3) Dyspozycja do zwrotu środków:
- przelewem (druk do pobrania)
- gotówką, w przypadku odbioru przez osobę upoważnioną (druk do pobrania).
Prawo do rozliczenia kosztów uczestnictwa w konferencji wygasa z upływem 3 miesięcy od dnia podjęcia uchwały przez Okręgową Radę !
„Regulamin zasad refundacji kosztów uczestnictwa członków WOIPiP w Warszawie w konferencjach, szkoleniach, sympozjach, zjazdach, kongresach” (do pobrania).
