I Wykaz dokumentów, jakie należy złożyć w komplecie, aby ubiegać się o refundację kosztów uczestnictwa w konferencjach, szkoleniach, sympozjach, zjazdach, kongresach – Dział Merytoryczny
- „Wniosek o refundację kosztów udziału w konferencji” (do pobrania)
- W przypadku zamiaru dojazdu na konferencję prywatnym samochodem – należy dodatkowo złożyć następujący druk : (do pobrania)
- Dokument (np. wydruk ze strony organizatora szkolenia) zawierający wszystkie, następujące informacje o danej konferencji : nazwa, temat, miejsce, termin, koszt, nazwa i adres organizatora, program.
Dokumenty powyższe należy złożyć do biura Izby osobiście lub pośrednictwem innej osoby (nie jest wymagane upoważnienie), wysłać pocztą tradycyjną na adres Izby lub wysłać na adres e-mail woipip@woipip.pl
Dział merytoryczny przyjmuje wyłącznie wnioski prosimy nie dołączać faktur, paragonów, rachunków i innych dowodów opłat, własnych numerów kont i druków do przelewu refundacji na konto !
Uczestnik konferencji, we własnym zakresie dokonuje wszelkich, związanych z nią opłat u jej organizatora. Faktura imienna powinna zawierać dane uczestnika konferencji – jako dane płatnika.
– Powyższy „Wniosek o refundację kosztów udziału w konferencji” należy złożyć do biura Izby nie wcześniej niż w ciągu 90 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem konferencji i nie później niż 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia konferencji.
– Przed wyjazdem na daną konferencję, wnioskodawca, sam powinien pobrać następujący druk: „ Skierowanie na konferencję” bezwzględnie potrzebny do rozliczenia konferencji ( do pobrania). Organizator konferencji, powinien potwierdzić na powyższym druku, udział wnioskodawcy w danym szkoleniu.
II Rozliczenia kosztów udziału w konferencji– Księgowość ( po jej zakończeniu oraz po zatwierdzeniu
przyznanej refundacji przez Okręgową Radę)
należy zgłosić się do biura Izby, do Działu Księgowości (pokój nr 3) – z kompletem następujących dokumentów:
1) Skierowanie na konferencję – dokument obowiązkowy z potwierdzeniem przez organizatora pobytu na konferencji, jeżeli na skierowaniu nie ma potwierdzonego pobytu na konferencji, obowiązkowo należy dołączyć xero certyfikatu.
Skierowanie służy do rozliczenia pozostałych kosztów konferencji np. przejazdu
2)Dowody księgowe:
a) imienne faktury VAT – oryginały, wystawione na uczestnika konferencji przez organizatora, za uczestnictwo, usługę gastronomiczną i zakwaterowanie
Faktura nie może być wystawiona na działalność gospodarczą lub inny podmiot, taka faktura nie podlega refundacji.
b) dowody opłat za przejazd: bilety kolejowe, autokarowe, samolotowe, przy czym:
- w przypadku przejazdów środkami komunikacji miejskiej – przysługuje ryczałt, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej,
- w przypadku przejazdów taksówkami oraz opłat za parkingi – poniesione koszty nie podlegają rozliczeniu.
c) przejazd samochodem prywatnym – wypełniony druk ewidencji przebiegu pojazdu – (druk do pobrania) wraz załączonym kserem dowodu rejestracyjnego, (wyliczenie wg. stawek za 1km przebiegu pojazdu zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury , a w przypadku użyczenia pojazdu – zgodę właściciela na jego użyczenie (druk do pobrania), - d)dyspozycja do przelewu środków na konto (druk do pobrania).
Powyższe dokumenty złożyć należy osobiście lub za pośrednictwem upoważnionej osoby, zgodnie z załączonym drukiem (do pobrania). Można je również wysłać pocztą na adres Izby lub na adres e-mail: ksiegowosc@woipip.pl .
Rozliczenie kosztów następuje po zakończonej konferencji oraz po zatwierdzeniu przyznanej refundacji przez Okręgową Radę. Prawo do niego wygasa z upływem 3 miesięcy od dnia podjęcia uchwały przez Okręgową Radę !
„Regulamin zasad refundacji kosztów uczestnictwa członków WOIPiP w Warszawie w konferencjach, szkoleniach, sympozjach, zjazdach, kongresach” (do pobrania).
